Las niñeras hacen muchas cosas diferentes y maravillosas para facilitar la vida de las familias que las contratan, y eso incluye a menudo hacer recados y llevar a los niños en coche. Ya se trate de dejar a los niños en la escuela o llevarlos a una actividad extracurricular, el tiempo que las niñeras pasan conduciendo sus coches personales en el trabajo es valioso, y debe ser contabilizado. En el estado de California, los empleadores están obligados a reembolsar a los empleados por las millas recorridas en su vehículo personal mientras están en el reloj. Afortunadamente, el proceso de seguimiento de las millas y el pago de los reembolsos de kilometraje no es tan complicado.

El IRS establece cada año una tasa estándar de kilometraje que las empresas pueden utilizar para determinar cuánto reembolsar a los trabajadores por cada milla recorrida en el trabajo. Lo bueno de esta tarifa estándar es que tiene en cuenta todos los gastos asociados a la propiedad y el uso de un coche, por lo que no hay que hacer conjeturas. Según la página web del IRS, la tarifa estándar para el reembolso del kilometraje tiene en cuenta los costes fijos y variables del funcionamiento de un vehículo, incluyendo aspectos como la depreciación, el seguro, las reparaciones, los neumáticos, el mantenimiento, el precio de la gasolina y los cambios de aceite. El año pasado, la tasa estándar fue de 54,5 centavos por milla, pero a partir del 1 de enero de 2019, esa tasa se elevó ligeramente a 58 centavos por milla.

Para que los reembolsos por kilometraje funcionen, las niñeras deben llevar un registro de cada kilómetro que recorren en su vehículo personal mientras trabajan. Esto incluye ir y volver de colegios, parques, citas para jugar, hacer la compra e incluso pequeños recados. Hay varias formas sencillas de hacerlo. Una opción es crear una hoja de cálculo compartida en un servidor como Google Docs, donde tanto la niñera como el empleador tengan fácil acceso a ella. Cada día, las niñeras deben registrar el total de kilómetros recorridos para que los registros sean precisos y estén actualizados.

Otra opción es utilizar una aplicación de teléfono para registrar los kilómetros, y hay varias disponibles. Stride Tax es una aplicación gratuita que puede ejecutarse en segundo plano en el teléfono y registrar los kilómetros en tiempo real. También se puede configurar para registrar otros gastos de la empresa, si una niñera está haciendo un seguimiento de los gastos de alimentación, minutos de teléfono, o cualquier otro gasto facturable. Hurdlr es otra opción gratuita que también tiene la capacidad de realizar un seguimiento de los gastos adicionales. También hay aplicaciones de pago, como Mille IQ, que puede realizar un seguimiento de hasta 40 viajes al mes de forma gratuita y cuesta $ 6.00 / mes después de eso. La aplicación crea cómodos informes semanales de kilometraje que se pueden compartir fácilmente con un empleador. Probablemente, la aplicación de seguimiento más completa sea Quickbooks Self-Employed, que cuesta 10 dólares al mes, pero tiene funciones adicionales que pueden aplicarse también a otros aspectos del negocio, como el seguimiento de pagos y la estimación de deducciones fiscales trimestrales.

La frecuencia con la que una niñera entregue un informe de kilometraje dependerá de cuánto conduzca. Si una niñera conduce a diario, por ejemplo para recoger a los niños del colegio, lo normal es que entregue un informe semanal a su empleador. Si una niñera conduce con menos frecuencia, los informes podrían presentarse cada dos semanas o mensualmente, dependiendo de lo que la niñera y los padres discutan y decidan juntos. Normalmente, los reembolsos se totalizan en cada periodo de pago y se abonan junto con la nómina normal de la niñera.

Una cosa importante que hay que tener en cuenta sobre los reembolsos por kilometraje es que no están sujetos a impuestos. Como explica Chelsea Mills, especialista en relaciones con socios de Home Pay, el reembolso de kilometraje se considera un “beneficio adicional”, lo que significa que está libre de impuestos tanto para el empleado como para el empresario. La única salvedad es que los empresarios no pueden pagar más de la tarifa de reembolso estándar, ya que de lo contrario ese dinero adicional estaría sujeto a impuestos.

Aunque el reembolso del kilometraje es obligatorio en California, el uso de la tasa determinada por el IRS no lo es. Algunas familias pueden optar por hacer concesiones para el kilometraje de otras maneras, tales como el pago de la niñera un estipendio a tanto alzado para la conducción, que cubre el costo de la gasolina y el mantenimiento del coche, o mediante la compensación por el kilometraje, ofreciendo una tasa ligeramente superior de pago. Por supuesto, si opta por cualquiera de estas alternativas, habrá que calcular los impuestos correspondientes.