Contratar a una niñera puede marcar la diferencia en su hogar. Pero también conlleva responsabilidades fiscales. Entender y cumplir con estas obligaciones es crucial para asegurarse de que está siguiendo tanto las leyes federales y estatales. A continuación le explicamos cómo realizar el proceso de declaración de impuestos como empleador de una niñera.

1. Determine si debe impuestos a las niñeras

Si pagas a tu niñera 2.800 dólares o más en salarios en efectivo en 2025, estás obligado a retener y pagar impuestos de Seguridad Social y Medicare. Este umbral ha aumentado desde los 2.700 dólares de 2024.

2. Entender sus obligaciones fiscales

Impuestos de la Seguridad Social y Medicare (FICA): El tipo impositivo combinado es del 15,3% del salario en metálico de su niñera. Normalmente, tanto el empleador como el empleado comparten este impuesto a partes iguales, pagando cada uno el 7,65%. Puedes optar por cubrir la parte correspondiente a tu niñera en lugar de retenerla de su salario.

Ley Federal de Impuestos por Desempleo (FUTA): Si paga a su niñera 1.000 dólares o más en cualquier trimestre natural, es responsable de los impuestos FUTA. El tipo estándar del impuesto FUTA es del 6% sobre los primeros 7.000 $ de salario pagado. Sin embargo, muchos empleadores tienen derecho a un crédito del 5,4%, lo que reduce el tipo impositivo FUTA al 0,6%.

Impuestos estatales: Los tipos y requisitos de los impuestos estatales de desempleo varían. Consulta a la agencia tributaria de tu estado para determinar tus obligaciones.

3. Inscribirse como empleador doméstico

Obtenga un número de identificación patronal (EIN) del IRS. Este número es necesario para todas las declaraciones de impuestos relacionadas con el empleo de su niñera. Puede solicitar un EIN en línea a través del Sitio web del IRS.

4. Verificar la elegibilidad para el empleo

Asegúrate de que tu niñera cumple los requisitos legales para trabajar en Estados Unidos rellenando el formulario I-9, Verificación de Elegibilidad de Empleo. Tanto tú como tu niñera debéis rellenar este formulario, y deberás conservarlo para tus archivos.

5. Establecer un sistema de nóminas

Implemente un sistema para gestionar la nómina de su niñera, que incluya:

• Cálculo de salarios: Realice un seguimiento de las horas trabajadas y calcule el salario bruto.
• Retenciones fiscales: Deduzca la parte correspondiente al empleado de los impuestos FICA (si no los paga usted) y los impuestos estatales aplicables.
• Emisión de recibos de pago: Proporcionar documentación de cada pago, detallando el salario bruto, las deducciones y el salario neto.

6. Pagar impuestos

Depositar los impuestos federales (tanto la parte correspondiente al empleador como la correspondiente al empleado) utilizando el Sistema electrónico de pago de impuestos federales (EFTPS). Los procedimientos de pago de impuestos estatales varían; consulte a la agencia tributaria de su estado para obtener orientación.

7. Facilitar los formularios fiscales de fin de año

Antes del 31 de enero de cada año:

• Formulario W-2: Proporcione a su niñera un formulario W-2 en el que se detallen sus ingresos anuales y las retenciones fiscales.
• Formulario W-3: Presente el formulario W-3, junto con la copia A del formulario W-2, a la Administración de la Seguridad Social.

Además, presente el Anexo H junto con su declaración del impuesto sobre la renta de las personas físicas (Formulario 1040) para declarar los impuestos sobre el empleo doméstico.

Manténgase informado sobre los cambios en la legislación fiscal

Las leyes fiscales pueden cambiar cada año. Por ejemplo, el umbral impositivo para las niñeras aumentó a 2.800 dólares en 2025. Mantente al día consultando recursos como la Publicación 926 del IRS, Guía fiscal del empleador doméstico y proveedores de servicios de nóminas acreditados.

Considerar la asistencia profesional

Gestionar los impuestos de las niñeras puede ser complejo. Considere la posibilidad de consultar con un profesional de impuestos o utilizar un servicio de nóminas domésticas para garantizar el cumplimiento de todos los requisitos federales y estatales.

Siguiendo estos pasos, podrá cumplir con sus obligaciones fiscales como empleador de niñeras, proporcionando un empleo legal a su cuidadora y garantizando el cumplimiento de la legislación fiscal vigente.

Recordatorio: Westside Nannies es una agencia de referencia, no un asesor fiscal. Esta información no pretende sustituir el asesoramiento de un profesional legal o fiscal. Para preguntas específicas de impuestos, asegúrese de consultar a un profesional de impuestos.